Conditions générales pour pouvoir exercer une activité indépendante
Pour pouvoir exercer une activité indépendante, il faut être majeur (donc avoir 18 ans). Il faut également jouir des droits civils. Les personnes condamnées à une peine criminelle ne peuvent exercer d’activités commerciales durant la durée de la peine.
Il faut être légalement capable. Les personnes qui sont déclarées légalement incapables ou qui sont mises sous contrôle judiciaire ne peuvent plus poser d’actes commerciaux.
En principe, la personne ayant été déclarée en faillite peut à nouveau exercer une activité commerciale. Toutefois, si la faillite provient d’une faute grave dans le chef du failli, le tribunal de commerce peut lui interdire de redevenir commerçant. Cette interdiction peut être levée en cas de réhabilitation.
Ouverture d’un compte à vue
La première obligation consiste à ouvrir un compte à vue auprès de sa banque ou d'un autre établissement financier. Ce compte doit être distinct du compte privé et être utilisé exclusivement pour les opérations relatives à l'activité de travailleur indépendant.
Formalités pour les entreprises en personne physique
Inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises
Toute entreprise commerciale, artisanale ou non-commerciale de droit privé, doit demander son inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) via un guichet d'entreprises agréé. Il est sans importance que l'activité exercée le soit à titre principal ou à titre complémentaire.
Cette inscription doit s'effectuer avant le démarrage de l'entreprise. Le guichet d'entreprises attribue un numéro d'entreprise et un numéro d'unité d'établissement, par unité d'établissement (ex. d'unité d'établissement : un atelier, un magasin, un point de vente, une agence, une succursale…).
Vous êtes libre de choisir un guichet d’entreprises quel que soit le lieu d’établissement de votre entreprise. Actuellement, 9 organisations ont été agréées en tant que guichet d’entreprises. Elles disposent de plus de 200 bureaux locaux répartis sur l'ensemble de la Belgique. Vous trouverez la liste des bureaux sur le site internet du SPF Economie, P.M.E., Classes moyennes et Energie : www.economie.fgov.be (voir aussi la liste des sièges centraux des guichets d’entreprises à l'annexe 3).
Vous pouvez demander au guichet d’entreprises de régler un certain nombre d’autres formalités (demandes d’autorisation, de permis, …) à votre place, moyennant paiement.
Pour les entreprises commerciales et artisanales
Vous devez vous présenter auprès d'un guichet d'entreprises, muni des documents nécessaires vous permettant d'exercer les activités choisies. Ces documents concernent les capacités entrepreneuriales, c'est-à-dire la preuve des connaissances de gestion de base et des compétences professionnelles pour les professions réglementées, la licence de boucher-charcutier, la carte professionnelle pour étrangers… Le guichet d'entreprises contrôle ces documents.
Le guichet est tenu d’effectuer immédiatement les inscriptions, sauf si vous ne répondez pas aux conditions ou qu’un document requis est manquant. Le refus d’inscription doit être motivé.
En cas de refus, vous pouvez introduire une nouvelle demande qui répond aux conditions exigées. Vous pouvez également introduire un recours auprès du Conseil d’établissement dans les 30 jours après la notification de la décision de refus à l’adresse suivante : SPF Economie, P.M.E., Classes moyennes et Energie, WTC III - 20ème étage, Boulevard Simon Bolivar 30, 1000 Bruxelles, tél. : 02 277 67 47.
Les guichets d’entreprises disposent d’une liste des diplômes requis pour obtenir les accès à la profession. Ceci leur permet de prendre rapidement une décision quant à l’attribution du numéro d’entreprise. Vous pouvez consulter la liste sur le site internet du SPF Economie, P.M.E., Classes moyennes et Energie (www.economie.fgov.be).
En cas de doute ou de diplômes ne répondant pas exactement aux exigences, le guichet d’entreprises soumettra le dossier à la Direction générale de la Politique des P.M.E. du SPF Economie, P.M.E., Classes moyennes et Energie qui donnera son avis. Le guichet d’entreprises vous communiquera la décision finale.
Coût d'inscription
Pour les entreprises commerciales et artisanales, le coût de l'inscription (incluant la vérification des capacités entrepreneuriales) est de 77 euros, une unité d'établissement incluse, plus 77 euros par unité d'établissement supplémentaire.
La première inscription dans la Banque-Carrefour des Entreprises avec toutes les unités d’établissement est gratuite pour les entreprises non-commerciales de droit privé. Toute modification ultérieure est payante (77 euros par unité d’établissement).
Dans leur cas, il n'y a pas de vérification des capacités entrepreneuriales qui est requise.
Cette démarche entraîne les résultats suivants
- si vous vous inscrivez en tant que commerçant, vous êtes présumé, par cet enregistrement être un commerçant. En cas de litige, le tribunal de commerce est seul compétent ;
- vous devez utiliser votre numéro d'identification unique (numéro d'entreprise) pour tous vos contacts avec les autorités administratives et judiciaires. Ce numéro vaut aussi comme numéro de TVA ;
- tous les actes, factures, annonces, communications, lettres, ordres et autres pièces émanant de l'entreprise doivent toujours mentionner le numéro d’entreprise.
En cas de modification de votre situation, vous disposez d'un délai d'un mois pour demander une modification de votre inscription à la BCE. Certaines modifications sont payantes, d'autres sont gratuites.
Identification à la TVA
Toute personne qui exerce régulièrement et de manière indépendante, avec ou sans but lucratif, principalement ou accessoirement, l’activité de fournir des biens ou des services, est en principe assujettie à la TVA.
Certaines activités ne sont toutefois pas soumises à la TVA (ex. : médecins, avocats, acteurs…). Etant donné qu'il n'est pas toujours évident de déterminer si certaines professions sont assujetties ou non à la TVA, il est recommandé, en cas de doute, de vérifier auprès du bureau local de TVA.
Où s'adresser ?
La demande pour obtenir un numéro de TVA doit être introduite auprès du bureau local de contrôle TVA de la région dans laquelle l'entreprise est établie. Les adresses des bureaux locaux de contrôle se trouvent dans l’annuaire téléphonique sous la rubrique SPF Finances, secteur Taxation TVA ou sur le site internet «http://fiscus.fgov.be».
Vous pouvez également faire appel aux services du guichet d’entreprises pour l’activation de votre numéro d’entreprise comme numéro de TVA. Ce service est payant et le montant varie selon les guichets.
Il existe trois régimes de TVA : le régime normal, le régime forfaitaire et le régime de la franchise de la taxe. Vous devez préciser le choix de votre régime au bureau local de contrôle TVA.
Le statut social des travailleurs indépendants
Les indépendants à titre principal exercent une profession sans être liés par un contrat d'emploi ou par un statut. Il n’existe pas de lien de subordination. Ils bénéficient d'un statut social propre et sont assujettis à un régime spécifique en matière de sécurité sociale.
Les indépendants à titre complémentaire bénéficient de la couverture sociale qui leur est assurée par leur activité salariée (exercée au moins à mi-temps) ou par un autre statut (ex. : pensionné).
Les gérants, les administrateurs et les associés actifs sont considérés comme des travailleurs indépendants et sont donc également soumis au statut social des travailleurs indépendants.
L’aidant, c’est-à-dire la personne qui assiste ou supplée un travailleur indépendant dans l’exercice de sa profession sans être liée envers lui par un contrat de travail, est aussi assujetti au statut social des travailleurs indépendants.
Les conjoints-aidants sont assujettis au « maxi-statut » qui leur offre la même couverture que celle des travailleurs indépendants à l'exception de l'assurance faillite.
Affiliation à une caisse d’assurances sociales
En qualité d'indépendant, vous êtes tenu de vous affilier à une caisse d’assurances sociales pour travailleurs indépendants de votre choix, au plus tard au moment du début de l’exercice effectif de l'activité indépendante (voir adresses à l'annexe 2).
Si vous ne respectez pas ce délai, l’Institut national d’assurances sociales pour travailleurs indépendants (INASTI) vous demandera de régulariser votre situation (mise en demeure + amende). Si vous négligez cette formalité, vous serez d'office affilié à la Caisse nationale auxiliaire pour travailleurs indépendants.
Si vous constituez une société pour exercer votre activité indépendante, vous devez vous affilier vous-même à une caisse d'assurances sociales de même que votre société.
Paiement des cotisations sociales
Les travailleurs indépendants sont tenus de payer des cotisations à leur caisse d'assurances sociales. A cet effet, ils reçoivent au début de chaque trimestre civil (aux mois de janvier, avril, juillet et octobre) un avis d'échéance précisant les montants à payer au plus tard avant la fin de chaque trimestre.
Le montant des cotisations sociales dues en qualité de travailleur indépendant dépend de l'importance des revenus professionnels perçus durant la troisième année antérieure. Il existe des cotisations minimales et maximales.
En début d’activité, un tel calcul est impossible puisque les revenus ne sont pas encore connus, c'est pourquoi les travailleurs indépendants débutants sont tenus de verser des cotisations provisoires. Cette cotisation provisoire est due pendant trois ans. Après trois ans, les cotisations seront calculées et régularisées sur base des revenus professionnels réels de la première année d’activité.
Quels sont vos droits ?
Le statut social des travailleurs indépendants ne prévoit pas seulement des obligations, il prévoit aussi des droits. Une fois en règle avec les prescriptions légales, le travailleur indépendant ouvre des droits en matière de prestations familiales, d’assurance maladie-invalidité, d’assurance maternité, de pension et d’assurance sociale en cas de faillite.
Les prestations familiales
Les droits aux prestations familiales comprennent l’allocation de naissance ou la prime d’adoption, les allocations familiales mensuelles et d’autres avantages comme les suppléments d’âge ou la prime annuelle de rentrée scolaire.
L’assurance maladie-invalidité
Le statut social des indépendants comprend une assurance maladie-invalidité qui couvre certains soins de santé et l’incapacité de travail. Dans le cadre de cette assurance, les travailleurs indépendants ont l’obligation de s’affilier à la mutuelle de leur choix.
Depuis le 1er janvier 2008, la couverture des « petits risques » (visite chez le médecin, chez le dentiste…) est intégrée dans l'assurance maladie obligatoire pour les travailleurs indépendants. Tous les travailleurs indépendants bénéficient donc de la même couverture des soins de santé. Elle est identique à celle des salariés et ce, sans devoir cotiser à une assurance libre auprès de leur mutuelle.
L’assurance incapacité de travail garantit, sous certaines conditions, un revenu de remplacement au travailleur indépendant qui doit interrompre son activité professionnelle suite à une maladie ou à un accident. Durant le premier mois d’incapacité, le travailleur indépendant en incapacité de travail n’est pas indemnisé.
À partir du deuxième mois, il bénéficie d’une indemnité journalière. À partir de la deuxième année (période d’invalidité), les indemnités sont majorées.
L’assurance maternité
Pour les travailleuses indépendantes et les conjointes-aidantes, la période du repos de maternité est de 8 semaines (9 semaines en cas de naissance multiple) et elles ont droit à une allocation de maternité pendant cette période d'incapacité de travail.
Les jeunes mères (indépendantes, aidantes, conjointes aidantes) ont également droit, après l'accouchement, à une aide à la maternité qui leur est octroyée sous la forme de 105 titres-services gratuits..
La pension
Outre la pension de retraite dont bénéficie le travailleur indépendant en fin de carrière, il existe aussi une pension de survie en faveur du conjoint survivant. Si un travailleur indépendant désire obtenir une pension plus importante, il peut sous certaines conditions, conclure un contrat d’assurance pour une pension libre complémentaire.
L’assurance faillite
Grâce à cette assurance, les indépendants faillis conservent leurs droits à l'assurance soins de santé et aux allocations familiales durant quatre trimestres et peuvent obtenir une indemnité temporaire.
Affiliation à une mutualité
Pour pouvoir bénéficier des prestations de l’assurance maladie-invalidité, les travailleurs indépendants doivent s'inscrire auprès d’une mutualité de leur choix. Ils doivent fournir une attestation en provenance de leur caisse d'assurances sociales qui établit l'accomplissement des obligations en matière de cotisations sociales.
Les obligations comptables
Tenir une comptabilité est une obligation légale pour les personnes physiques ayant la qualité de commerçant et pour les sociétés commerciales établies en Belgique.
Les obligations comptables peuvent varier selon la nature et l’étendue des activités. Toute comptabilité est tenue selon un système de livres et de comptes. La comptabilité est tenue selon les règles de la comptabilité en partie double.
Sont considérées comme très petites entreprises, les entreprises répondant cumulativement aux critères suivants :
• il doit s’agir de personnes physiques qui sont des commerçants, de sociétés en nom collectif ou en commandite simple ;
• le chiffre d’affaires (hors TVA) du dernier exercice ne peut excéder 500.000 euros.
Les très petites entreprises disposent de la possibilité de tenir une comptabilité simplifiée pour autant que toutes les opérations soient inscrites sans retard, de manière fidèle et complète, et par ordre chronologique, dans au moins trois journaux : un journal de trésorerie, un journal d’achats et un journal des ventes. Une fois par an au moins, ces entreprises sont également tenues d’établir un inventaire de tous les avoirs, créances, dettes et obligations, de même que de toutes les ressources affectées à l’exploitation.
(source : SPF Economie-2011)